In 4 jaar gegroeid naar meer dan 100 Mendix-apps
In 2018 kwam vanuit afdelingen binnen Gemeente Rotterdam steeds meer vraag naar applicaties. Om burgers te helpen, om interne processen te optimaliseren en om beter samen te werken met partners. Maar de gemeente kon intern niet aan die vraag voldoen, door hun traditionele manier van programmeren. Het opstarten en afronden van projecten duurde veel te lang, waardoor afdelingen hun apps bij externe bureaus lieten ontwikkelen. Maar daardoor raakte de gemeente de regie kwijt. De apps die werden ontwikkeld waren vaak niet schaalbaar. Bovendien waren er zorgen rondom eigenaarschap van data en veiligheid.
Het was tijd voor verandering.
De gemeente besloot low-code apps te gaan ontwikkelen, met behulp van Mendix. Zo konden ze apps veel sneller ontwikkelen en lanceren ?n de regie zelf behouden.
Het startpunt
In april 2018 werd Armando, een van de eigenaren van JAM-IT, aangehaakt als lead developer binnen het Mendix-team van de gemeente. Op dat moment was de gemeente net begonnen met het ontwikkelen van de eerste Mendix-apps. Ze stonden echt nog aan het begin. Er was nog weinig kennis van Mendix, er stond een onervaren team en er waren geen richtlijnen. Hoe anders is dat nu, vier jaar later. Inmiddels is het Mendix-team gegroeid naar 60 man en draaien er meer dan 100 volwaardige apps. Hoe leid je zo?n enorme groei in goede banen?
De eerste stap die we samen gezet hebben is het neerzetten van een stevige basis.
- Welke conventies houden we aan?
- Hoe gaan we samenwerken? Intern en met externe partijen?
- Hoe bewaken we de kwaliteit?
Erik van der Steen, RAD Mendix Advisor, vertelt: “Wij hadden in het begin de kennis van Mendix zelf niet in huis. Daarvoor hebben we Armando aangehaakt. Hij heeft de conventies aangedragen, die hadden ze bij JAM-IT al opgesteld. Ook hielp hij bij het creëren van een duidelijke samenhang in de ontwikkeling. Dit heeft ervoor gezorgd dat de apps makkelijk te onderhouden en te schalen zijn. De samenwerking ervaarden wij meteen als heel prettig, Armando is gewoon een aardige vent. Hij staat positief in het leven en ziet nergens een probleem. Hij pakt dingen aan en op.”
Intern enthousiasme en corona brachten Mendix in een stroomversnelling
Nadat de eerste apps gelanceerd waren werd Mendix binnen de gemeente steeds bekender. Er klonken positieve geluiden. Werknemers van de gemeente ervaarden dat het echt makkelijker en anders was. Het grootste voordeel was de grote betrokkenheid van de eindgebruikers. Erik: “Als je met externe partijen samenwerkt ontstaat er een afstand tussen de gebruiker en de bouwer. Doordat we het nu intern doen, doen we het echt samen. We kunnen dagelijks overleggen. Soms moet je eerst zien wat er al is gebouwd, om daarna weer op nieuwe ideeën te komen. Daar is nu ruimte voor.”
Corona heeft dit hele proces in een flinke stroomversnelling gebracht. Marja van der Veer is RAD Coordinator. Zij legt uit: “Er waren tijdens de lockdowns een heleboel dingen waarvoor burgers niet meer langs konden komen. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een uitkering of het aangeven van een kind. Daar hebben we applicaties voor ontwikkeld.”
Een nieuwe manier van samenwerken
Inmiddels wordt er met 60 man aan meer dan 100 apps gewerkt. Dat zorgt natuurlijk ook voor uitdagingen binnen de organisatie. Daarom is het Mendix-team onlangs anders samen gaan werken. Marja: “Het team hebben we nu opgedeeld in clusters. Er zijn 6 Scrumteams, die alles oppakken wat voor zo’n cluster speelt. Dat geldt voor het ontwikkelen van nieuwe applicaties, maar ook voor het onderhoud en beheer. Zo leert het Scrumteam het cluster goed kennen en wordt het beheer van de applicaties een stuk overzichtelijker. Bovendien wordt samenwerken door deze opzet gestimuleerd. We kregen van ontwikkelaars terug dat ze het fijn vonden om met elkaar te overleggen en sparren.”
Erik: “De rol van JAM-IT is inmiddels ook veranderd. Armando is geen lead developer meer, maar fungeert als coach. Hij is nu meer gericht op het begeleiden en opleiden van onze mensen. Verder laat hij het de teams zoveel mogelijk zelf doen.”
Kennisdeling en hergebruik stimuleren
Met zo’n grote hoeveelheid applicaties is het belangrijk dat het wiel niet steeds opnieuw wordt uitgevonden. Kennisdeling en hergebruik worden dus steeds belangrijker.
Voor kennisdeling zorgen we bijvoorbeeld door het organiseren van kennissessies. Als er in meerdere projecten eenzelfde probleem speelt is het fijn als je van elkaar kunt leren.
Erik: “Om hergebruik te stimuleren hebben we bouwstenen ontwikkeld. Belangrijke functionaliteiten stoppen we in de starterapp. Met die app hebben we snel een sterke basis staan, waar we functionaliteiten aan kunnen toevoegen. We zijn ook bezig met het cre?ren van verplichte user stories. Er moet bijvoorbeeld in elke applicatie iets van security opgenomen worden.“
Ook voor veiligheid is in deze fase meer aandacht. JAM-IT speelt daarin een grote rol. Wij ondersteunen bijvoorbeeld met reviews, penetratietesten en het bijhouden van logs.
Belangrijke lessen als jij ook wilt schalen met Mendix
De Gemeente Rotterdam heeft de afgelopen jaren natuurlijk veel geleerd. Welke lessen kunnen ze andere organisaties en gemeenten meegeven?
Erik: “Mendix heeft een programma voor klanten. De stappen uit dat programma zijn start, structure en scale. Wij hebben het structureren overgeslagen en daar lopen we nu tegenaan. Dat was destijds een bewuste keuze en daar hebben we ook geen spijt van, maar we moeten het nu wel oplossen. Het was makkelijker geweest als we het in de juiste volgorde hadden gedaan. Kies er dus liever voor om iets minder snel te groeien en alles eerst goed te borgen. Daar ga je later blij mee zijn.“
Marja deelt nog een extra advies: “Wij zien vaak dat organisaties meteen hun meest ingewikkelde vraagstuk willen oppakken. Zo zijn wij ook niet begonnen. Het is beter om simpel te beginnen. Dan kun je dingen uitproberen en zien waar je tegenaan loopt. Op dat moment kun je dingen nog makkelijk repareren. Zodra je van die simpele dingen geleerd hebt kun je met de moeilijke vraagstukken starten.“
Een fijne samenwerking
JAM-IT en Gemeente Rotterdam blijven samenwerken.
“Wij vinden het fijn dat JAM-IT niet zo wezenloos hard aan het groeien is. Ze hebben echt aandacht voor ons als klant en vinden kwaliteit belangrijker dan kwantiteit. Wij huren ook regelmatig mensen in via JAM-IT en dat zijn altijd goede mensen.”
Erik
