Introductie
Voor gemeenten, aannemers en bouwprojecten is efficiënt voorraadbeheer van materialen een grote uitdaging. Denk aan duizenden artikelen – van bankjes en lantarenpalen tot onderdelen voor infrastructuur – die verspreid liggen over meerdere opslaglocaties. Deze materialen moeten niet alleen centraal worden ingekocht en beheerd, maar ook tijdig geleverd bij projecten in de stad.
Om dit proces te professionaliseren, ontwikkelde JAM-IT samen met de gemeente Rotterdam de Materiaal Afroep App (MATAF). Met deze app is het afroepen, beheren en leveren van materialen nu volledig digitaal geregeld – een flinke stap vooruit in de digitalisering van logistieke processen binnen de publieke sector.
De uitdaging
Voor de komst van MATAF werd het voorraadbeheer grotendeels handmatig bijgehouden via Excel-bestanden en verschillende afdelingen. Dit leidde tot tijdrovende processen, foutgevoelige administratie en een gebrek aan overzicht. Voor een stad die continu in ontwikkeling is, en waar aannemers dagelijks materialen nodig hebben voor uiteenlopende projecten, was dit niet langer toereikend.
De uitdaging was duidelijk: een gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossing die materiaalbeheer digitaliseert, zowel voor aannemers als voor gemeentelijke magazijnmedewerkers.
De oplossing
JAM-IT ontwikkelde een tweeledige oplossing die aansluit bij de praktijk:
- Native app voor aannemers
Aannemers kunnen materialen eenvoudig afroepen voor hun projecten. Dankzij slimme filters (zoals maat, kleur en type) vinden zij snel de juiste artikelen uit de uitgebreide catalogus. Bestellingen worden digitaal gekoppeld aan specifieke projecten of subprojecten. - Webapp voor backoffice en magazijnmedewerkers
Gemeentelijke medewerkers krijgen overzicht over bestellingen, voorraad en logistieke planning. Vanuit de app kunnen materialen klaargezet worden voor afhalen of direct ingepland voor levering op de projectlocatie.
Door de intuïtieve interface en duidelijke categorie-indeling voelt het bestelproces net zo eenvoudig als een bestelling plaatsen bij een webshop.
Zodra een bestelling via de app wordt geplaatst en goedgekeurd, wordt deze automatisch verwerkt door logistieke planners en magazijnmedewerkers. Het systeem sluit aan op de bedrijfsvoering van de gemeente, zodat orders bij leveranciers kunnen worden aangemaakt en leveringen direct ingepland op specifieke locaties. Op die manier worden zowel externe leveringen als materialen uit het gemeentelijk magazijn centraal beheerd en volledig gedocumenteerd.
Door deze koppeling ontstaat niet alleen gemak voor de aannemers, maar ook een gestroomlijnd proces voor de interne organisatie.
Het ontwikkelproces
De ontwikkeling van MATAF startte zes jaar geleden, in nauwe samenwerking met de medewerkers die dagelijks verantwoordelijk zijn voor voorraadbeheer en logistiek. Hun praktijkkennis vormde de basis voor de functionaliteiten van de app.
Met een Agile aanpak en regelmatige feedbackrondes is een systeem ontwikkeld dat volledig aansluit op de werkprocessen van de gemeente. Dit maakt MATAF niet alleen een technische oplossing, maar ook een voorbeeld van co-creatie tussen overheid en IT.
Resultaat en impact
Met MATAF is het voorraadbeheer van duizenden materialen in de openbare ruimte sterk verbeterd. Het handmatige Excel-werk is vervangen door een robuust digitaal platform dat:
- tijd bespaart voor zowel aannemers als gemeentelijke afdelingen,
- fouten vermindert in registratie en levering,
- transparantie biedt in het gehele bestel- en voorraadproces.
De app wordt dagelijks gebruikt door tientallen aannemers en gemeentelijke medewerkers. Het resultaat: een efficiënter en betrouwbaarder logistiek proces, wat direct bijdraagt aan de voortgang van bouw- en onderhoudsprojecten in de stad.
De toekomst
De samenwerking tussen JAM-IT en de gemeente Rotterdam loopt nog steeds door. MATAF wordt continu uitgebreid en geoptimaliseerd, zodat de gemeente kan blijven inspelen op de toenemende vraag naar efficiënt materiaalbeheer en digitale voorraadoplossingen.
Met MATAF laten we zien dat slimme digitalisering in de bouw- en overheidssector niet alleen processen versnelt, maar ook samenwerking versterkt en duurzame resultaten oplevert.
Bent u een gemeente, aannemer of organisatie die voorraadbeheer slimmer wil organiseren? JAM-IT helpt met het ontwikkelen van apps en webapplicaties die uw logistieke processen digitaliseren en toekomstbestendig maken.
