SIMbestuur

SIMgroep maakt internetportalen, websites en intranetten voor gemeentes. Zij hadden behoefte aan een nieuw backoffice systeem voor het beheren van vergaderingen, dat wij voor hen ontwikkelden: SIMbestuur. Met dit systeem kunnen zowel de medewerkers van de gemeente als de burgers gemakkelijk toegang krijgen tot de vergadering en de bijbehorende stukken via de website of de app.

 

De klant

SIMgroep produceert internet portalen, websites en intranetten voor overheden. Hun klanten zijn lokale overheden, zoals gemeentes, waterschappen en provincies. SIMgroep’s missie is om het voor miljoenen Nederlanders iedere dag weer makkelijker te maken om hun zaken met de overheid online te regelen.

Als vervanging voor het bestaande systeem waren ze op zoek naar nieuwe, multi-channel technologie die naadloos kon integreren met bestaande zaaksystemen.

 

De oplossing

SIMbestuur is een backoffice systeem waarin alle belangrijke gegevens omtrent de vergaderingen van de gemeente vastgelegd zijn. Het product bevat een centrale API die data levert voor verschillende websites en mobiele applicaties. Daardoor is het mogelijk om de gegevens uit SIMbestuur te tonen op de website voor burgers, of op de app voor medewerkers.

Iedere gemeente kan gebruikers toegang verlenen tot SIMbestuur. Daarnaast kunnen ze het systeem koppelen aan diverse eigen zaaksystemen. Zo kan een vergadering met tientallen agendapunten en bijgesloten documenten vastgelegd worden met SIMbestuur, en krijgen de juiste mensen toegang tot de juiste documenten. Waar voorheen honderden documenten tussen verschillende afdelingen rondgingen, zijn ze nu beschikbaar op één centrale plek.

Medewerkers van de gemeente kunnen gemakkelijk zelf een vergadering aanmaken, inplannen en publiceren op diverse media. Hier kunnen ze agendapunten aan koppelen, en verschillende documenten ter bespreking aan toevoegen. Vervolgens kunnen ze gebruikers uitnodigen, die een melding krijgen van de vergadering in hun agenda, en toegang krijgen tot de stukken.

Daarnaast is het door de integratie met webcast mogelijk om vergaderingen in realtime of na afloop te bekijken. Raadsleden en burgers kunnen inloggen op de website en/of de app, de live video bekijken en de bijbehorende documenten openen.

Omdat het gaat om een enorme hoeveelheid bestanden, heeft SIMbestuur een naadloze integratie met Microsoft Azure Storage, een in Nederland gevestigde cloudopslag.

Onderhoud en back-ups van het systeem worden verzorgd door JAM-IT. Daarnaast blijven wij het product verder ontwikkelen, zodat SIMgroep en haar klanten altijd zeker kunnen zijn van de nieuwste technologie.

 

Het resultaat

Het plannen van vergaderingen is toegankelijker geworden voor de medewerkers van de gemeentes. Gebruikers kunnen makkelijk door systemen en documenten navigeren, wat hun werkprocessen efficiënter maakt. Allerlei handmatige acties worden nu automatisch uitgevoerd, waardoor er geen tijd meer verloren gaat aan het kopiëren, plakken en verplaatsen van documenten. Bovendien kan elke vergadering worden opgenomen en uitgezonden zodat burgers live mee kunnen kijken.

Door het gebruik van Mendix, was het voor JAM-IT mogelijk om SIMbestuur sneller en efficiënter te produceren, waardoor zowel SIMgroep als haar klanten bespaarden in tijd en geld. Daarnaast biedt JAM-IT een flexibele aanpak en een snelle reactie op klantbehoeften.