Introductie
Het Vluchtelingen Volgsysteem (VVS) is een innovatieve en efficiënte applicatie, ontwikkeld door JAM-IT in samenwerking met de Veiligheids Regio Rotterdam Rijnmond, die inspeelt op een van de grootste uitdagingen waarmee gemeenten en opvanglocaties in Nederland worden geconfronteerd: het coördineren en monitoren van opvangplaatsen voor vluchtelingen. Dit systeem werd oorspronkelijk ontworpen voor vluchtelingen uit Oekraïne en speelt een cruciale rol in het faciliteren van een humane en gestructureerde opvang, waarbij locaties optimaal worden benut.
De uitdaging
Bij het begin van de vluchtelingencrisis in 2022 stonden gemeenten voor een complexe uitdaging: het toewijzen van vluchtelingen aan beschikbare opvanglocaties, met verschillende voorzieningen en restricties. Het handmatig en inefficiënt beheren van locatiebezetting en het coördineren van de doorstroom van vluchtelingen zorgde voor administratieve rompslomp en onnodige vertragingen. Gemeenten hadden behoefte aan een gecentraliseerd, gebruiksvriendelijk platform om alle informatie overzichtelijk te beheren en snel beslissingen te nemen.
De oplossing
Met VVS biedt JAM-IT een alles-in-één oplossing waarmee gemeenten het beheer van opvanglocaties eenvoudig kunnen stroomlijnen. Hier zijn de belangrijkste functionaliteiten van het systeem:
- Overzichtelijke Locatiebeheer: Gemeenten kunnen alle opvanglocaties binnen hun regio beheren, gegroepeerd per gemeente en regio. De app toont helder de actuele status van elke locatie, waaronder beschikbare capaciteit, het type locatie (bijvoorbeeld of het om een COA-opvanglocatie gaat of specifiek voor Oekraïense vluchtelingen), en aanvullende details.
- Locatiekaarten met Realtime Updates: Het systeem biedt een visuele representatie van locaties. Locaties waar vluchtelingen onderweg zijn, worden geel weergegeven, wat het beheerteam waarschuwt en helpt bij het anticiperen op aankomende bezettingen.
- Responsive Interface: De interface van VVS is volledig responsive, wat betekent dat de applicatie zich automatisch aanpast aan het apparaat dat de gebruiker gebruikt, of dit nu een laptop, tablet of smartphone is. Zo wordt de weergave geoptimaliseerd, waardoor de app overal goed bruikbaar blijft zonder dat de gebruiker handmatig instellingen hoeft aan te passen.
- Efficiënte Bezettingsinformatie: Op elk moment kunnen gebruikers de bezetting van locaties controleren, wat ervoor zorgt dat locatiemanagers snel kunnen handelen en plekken beschikbaar kunnen maken indien nodig.
- Groepen Bij Elkaar Houden: Een extra functionaliteit is de mogelijkheid om vluchtelingen als groep bij elkaar te houden, zoals families, vrienden, of kennissen. Dit maakt het makkelijker om humane en praktische beslissingen te nemen tijdens het toewijzingsproces. Op de intake-overzichtpagina is duidelijk te zien welke vluchtelingen nog intakeformulieren moeten invullen, wat de administratie verder stroomlijnt.
- Flexibele Rapportagemogelijkheden: VVS maakt het mogelijk om rapportages uit het systeem te genereren. Gemeenten kunnen zelf kiezen welke inzichten ze uit de rapporten willen halen, afhankelijk van hun specifieke behoeften.
Bron afbeeldingen: STJ design
De intuïtieve gebruikersinterface van VVS maakt het voor gemeenten makkelijk om relevante informatie toe te voegen, zoals het adres van de locatie en details over specifieke voorzieningen. Dit maakt het systeem waardevol voor zowel kleine gemeenten als het landelijke COA.
Het ontwikkelproces
JAM-IT heeft VVS ontwikkeld met een sterke focus op samenwerking en gebruiksvriendelijkheid. Onze Agile aanpak maakte het mogelijk om flexibel in te spelen op de behoeften van de gebruikers en om een oplossing te ontwikkelen die eenvoudig is aan te passen voor verschillende situaties. Met uitgebreide testen en regelmatige feedbacksessies met de oorspronkelijke gebruikers, hebben we een robuust en betrouwbaar systeem neergezet.
De beveiliging van gevoelige gegevens was een van de grootste prioriteiten in de ontwikkeling van VVS. Daarom hebben we geavanceerde beveiligingsprotocollen ingebouwd om de data van vluchtelingen te beschermen en te voldoen aan alle wet- en regelgeving.
Resultaat en impact
Het Vluchtelingen Volgsysteem heeft al zijn waarde bewezen in onder andere de regio Rotterdam-Rijnmond. Gemeenten en locatiemanagers hebben gerapporteerd dat de app hen aanzienlijke tijd en administratieve moeite bespaart, wat uiteindelijk leidt tot een betere en meer humane opvang van vluchtelingen. Dankzij het realtime inzicht in de bezettingsstatus kunnen gebruikers efficiënter plannen en voorkomen dat locaties overvol raken of onderbenut blijven. De tot nu toe 62 gemeenten die VVS hebben gebruikt, waarderen vooral de gebruiksvriendelijkheid en transparantie van het systeem.
De toekomst
JAM-IT is trots op de impact van het Vluchtelingen Volgsysteem en ziet mogelijkheden om de app verder uit te breiden en te optimaliseren. Ons doel is om nog meer gemeenten in Nederland te ondersteunen en samen met het COA te zorgen voor een efficiënte, veilige, en humane opvang van vluchtelingen.
Bent u een gemeente of organisatie die interesse heeft in het gebruik van VVS? Neem gerust contact met ons op. Wij kijken ernaar uit om samen met u te werken aan een toekomst waarin vluchtelingen met zorg en respect worden ondersteund.
